Elektronska arhiva

Elektronska arhiva koja izdrži reviziju

Elektronska arhiva je sistem za digitalno arhiviranje dokumenata koji prima, indeksira i čuva poslovne dokumente kroz cijeli zakonski rok čuvanja — sa zaštitom od izmjene, kontrolom pristupa i potpunim tragom revizije. eelik d.o.o. uvodi elektronsku arhivu za firme u Bosni i Hercegovini, od mapiranja vrsta dokumenata i rokova čuvanja do migracije postojeće papirne i digitalne građe u jedan pretraživi repozitorij.

Za razliku od dijeljenog foldera, prava arhiva garantuje da dokument koji ste arhivirali danas bude čitljiv, nepromijenjen i pronalaziv i za pet ili deset godina — onda kada zatreba pred inspekcijom, revizijom ili sudom.

Za koga je i koji problem rješava

Arhiva je za firme koje gomilaju računovodstvenu, ugovornu, poreznu i kadrovsku dokumentaciju i koje imaju zakonsku obavezu da je čuvaju. Tipičan problem koji rješavamo: dokumenti su razbacani po dijeljenim folderima, mailovima i registratorima; niko ne zna sa sigurnošću gdje je mjerodavna kopija; a kad stigne zahtjev inspekcije, traženje jednog ugovora traje danima.

Elektronska arhiva uvodi red: jedna kopija, jasno klasifikovana, sa rokom čuvanja i pravom pristupa vezanim za svaku vrstu dokumenta.

Kako radi

Uvođenje arhive vodimo u fazama:

1. Analiza i klasifikacija — popisujemo vrste dokumenata koje firma stvara i pridružujemo svakoj njen rok čuvanja i pravila pristupa.
2. Migracija — postojeće papirne dokumente skeniramo i OCR-om činimo pretraživim; digitalne dokumente uvozimo iz foldera, mailova i ERP-a.
3. Pravila čuvanja — postavljamo automatske rokove čuvanja i kontrolisano brisanje nakon isteka, uz zaštitu od ranijeg brisanja.
4. Pristup i revizija — definišemo ko šta smije vidjeti i mijenjati; svaki pristup i izmjena se bilježe u trag revizije.

Cloud ili self-host — vi birate

Arhivu ne morate stavljati u cloud. Nudimo dvije opcije, ovisno o tome gdje želite da podaci žive:

• Cloud (EU) — hostovano u EU data centrima (Hetzner u Njemačkoj, Azure ili AWS EU regija), uz GDPR usklađenost i bez brige o vlastitom hardveru.
• Self-host (vaša infrastruktura) — arhiva radi na vašim serverima, lokalno u BiH ili u vašem privatnom data centru. Podaci fizički ostaju kod vas, pod vašom potpunom kontrolom.

Obje opcije nude istu kontrolu pristupa, rokove čuvanja, zaštitu od izmjene i trag revizije. Self-host je čest izbor za firme koje iz pravnih ili poslovnih razloga žele podatke držati u vlastitoj kući.

Zakonska obaveza arhiviranja u FBiH

Elektronska forma je u FBiH pravno izjednačena s papirnom. Zakon o računovodstvu i reviziji u Federaciji BiH („Službene novine FBiH", broj 15/21) izričito dopušta da se knjigovodstvene isprave čuvaju „u obliku elektronskog zapisa", i one predstavljaju dokaznu osnovu poslovnih knjiga. Ako se isprava izrađuje kao elektronski zapis, umjesto potpisa može sadržavati prepoznatljivu oznaku ovlaštenog lica.

Isti zakon propisuje i rokove čuvanja:

Vrsta dokumentacije	Rok čuvanja
Platne liste / evidencije o plaćama	Trajno
Finansijski izvještaji, godišnji obračuni, revizorski izvještaji	Trajno
Kupoprodajni ugovori o sticanju nekretnina	Trajno
Glavna knjiga i dnevnik	Najmanje 10 godina
Knjigovodstvene isprave za glavnu knjigu i dnevnik	Najmanje 10 godina
Pomoćne knjige i prateće isprave	Najmanje 5 godina

Rok počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se isprave odnose. Drugi propisi — Zakon o PDV-u, Zakon o porezu na dohodak FBiH, Pravilnik o trgovačkoj knjizi — propisuju vlastite rokove za pojedine dokumente; kod dokumentacije koja potpada pod više propisa primjenjuje se duži rok.

Pored računovodstvenih pravila, Zakon o arhivskoj građi FBiH (Sl. novine FBiH 45/02) i prateća uredba traže da pravno lice vodi arhivsku knjigu, a bezvrijedna registraturna građa može se uništiti samo uz rješenje (odobrenje) nadležnog arhiva — ne na vlastitu ruku.

Šta arhiva mora osigurati da bi „prošla"

Firme su dužne donijeti i interni akt o organizaciji računovodstvenog informacionog sistema (prijem, kretanje, odlaganje i čuvanje dokumentacije). Ako se knjige vode na računaru, uz podatke se mora osigurati i dostupnost aplikativnog softvera, kako bi podaci ostali čitljivi kontroli.

Bosna i Hercegovina (za razliku od npr. Hrvatske i Srbije) nema jedinstvenu uredbu o tehničkim zahtjevima za elektronsku arhivu, pa se valjanost cijeni kroz opće zahtjeve integriteta, autentičnosti i čitljivosti. U praksi to znači da „skenirani PDF na serveru bez potpisa i metapodataka" ima slabiju dokaznu snagu. Zato arhivu gradimo tako da čuva izvorni elektronski original, podržava kvalifikovani potpis/elektronski žig i dugoročnu čitljivost (PAdES/LTV), uz kontrolu pristupa i trag revizije.

Povezane usluge i sadržaj

Elektronska arhiva je dugoročni, zaključani sloj. Ako vam treba i svakodnevni rad s dokumentima — radni tokovi, odobravanja, verzionisanje — pogledajte naš softver za upravljanje dokumentima (DMS). Ako dokumenti dolaze iz SAP-a ili drugog ERP-a, pročitajte kako izgleda čista SAP–DMS integracija.

Za procjenu vaše arhive i rokova čuvanja, kontaktirajte eelik d.o.o.