Elektronska arhiva

Stanje: oktobar 2026.

Elektronska arhiva koja izdrži reviziju

Elektronska arhiva je sistem za digitalno arhiviranje dokumenata koji prima, indeksira i čuva poslovne dokumente kroz cijeli zakonski rok čuvanja - sa zaštitom od izmjene, kontrolom pristupa i potpunim tragom revizije. eelik d.o.o. uvodi elektronsku arhivu za firme u Bosni i Hercegovini, od mapiranja vrsta dokumenata i rokova čuvanja do migracije postojeće papirne i digitalne građe u jedan pretraživi repozitorij.

Za razliku od dijeljenog foldera, prava arhiva garantuje da dokument koji ste arhivirali danas bude čitljiv, nepromijenjen i pronalaziv i za pet ili deset godina - onda kada zatreba pred inspekcijom, revizijom ili sudom.

Za koga je i koji problem rješava

Arhiva je za firme koje gomilaju računovodstvenu, ugovornu, poreznu i kadrovsku dokumentaciju i koje imaju zakonsku obavezu da je čuvaju. Tipičan problem koji rješavamo: dokumenti su razbacani po dijeljenim folderima, mailovima i registratorima; niko ne zna sa sigurnošću gdje je mjerodavna kopija; a kad stigne zahtjev inspekcije, traženje jednog ugovora traje danima.

Elektronska arhiva uvodi red: jedna kopija, jasno klasifikovana, sa rokom čuvanja i pravom pristupa vezanim za svaku vrstu dokumenta.

Kako radi

Uvođenje arhive vodimo u fazama:

1. Analiza i klasifikacija - popisujemo vrste dokumenata koje firma stvara i pridružujemo svakoj njen rok čuvanja i pravila pristupa.
2. Migracija - postojeće papirne dokumente skeniramo i OCR-om činimo pretraživim; digitalne dokumente uvozimo iz foldera, mailova i ERP-a.
3. Pravila čuvanja - postavljamo automatske rokove čuvanja i kontrolisano brisanje nakon isteka, uz zaštitu od ranijeg brisanja.
4. Pristup i revizija - definišemo ko šta smije vidjeti i mijenjati; svaki pristup i izmjena se bilježe u trag revizije.

Cloud ili self-host - vi birate

Arhivu ne morate stavljati u cloud. Nudimo dvije opcije, ovisno o tome gdje želite da podaci žive:

• Cloud (EU) - hostovano u EU data centrima (Hetzner u Njemačkoj, Azure ili AWS EU regija), uz GDPR usklađenost i bez brige o vlastitom hardveru.
• Self-host (vaša infrastruktura) - arhiva radi na vašim serverima, lokalno u BiH ili u vašem privatnom data centru. Podaci fizički ostaju kod vas, pod vašom potpunom kontrolom.

Obje opcije nude istu kontrolu pristupa, rokove čuvanja, zaštitu od izmjene i trag revizije. Self-host je čest izbor za firme koje iz pravnih ili poslovnih razloga žele podatke držati u vlastitoj kući. Za digitalne podatke o fiskalizovanim transakcijama to će biti i zakonski uslov (više u nastavku).

Zakonska obaveza arhiviranja u FBiH

Elektronska forma je u FBiH pravno izjednačena s papirnom. Zakon o računovodstvu i reviziji u Federaciji BiH („Službene novine FBiH", broj 15/21; izmjene tog zakona nismo pronašli) izričito priznaje knjigovodstvenu ispravu u obliku memorisanog elektronskog zapisa (član 10.), i one predstavljaju dokaznu osnovu poslovnih knjiga. Ako se isprava izrađuje kao elektronski zapis, umjesto potpisa može sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku ovlaštenog lica (član 12.).

Isti zakon u članu 49. propisuje i rokove čuvanja:

Rok počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se isprave odnose. Drugi propisi, npr. Zakon o porezu na dohodak FBiH i Pravilnik o trgovačkoj knjizi, propisuju vlastite rokove za pojedine dokumente, a Zakon o Poreznoj upravi FBiH traži čuvanje poreznih evidencija pet godina od dospijeća prijave. Zakon o PDV-u BiH broj godina ne propisuje, nego upućuje na računovodstvene propise. Kod dokumentacije koja potpada pod više propisa primjenjuje se duži rok. Sve rokove, uključujući evidencije o radnicima i lične podatke, sabrali smo u vodiču Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije u FBiH.

Novi Zakon o fiskalizaciji transakcija u FBiH („Službene novine FBiH", broj 9/26) dodaje pravilo o lokaciji podataka: digitalni podaci o transakcijama moraju se arhivirati u cijelosti, nepromijenjeni, zaštićeni od neovlaštenog pristupa i isključivo na teritoriji Federacije, a ESET podatke starije od tri mjeseca automatski prenosi u eksterni arhivski sistem (član 26.). Obveznici račune i dalje čuvaju po PDV i računovodstvenim rokovima (član 25.). Zakon je na snazi, ali se primjenjuje tek nakon donošenja podzakonskih akata, najkasnije od augusta 2027. Za tu vrstu podataka arhiva u EU cloudu zato neće biti dovoljna; rješenje je arhiva smještena na teritoriji Federacije, npr. self-host na vašoj infrastrukturi. Više o samom zakonu u vodiču Fiskalizacija 2.0 u FBiH.

Pored računovodstvenih pravila, Zakon o arhivskoj građi FBiH (Sl. novine FBiH 45/02) traži da stvaraoci registraturne građe vode arhivsku knjigu, a bezvrijedna registraturna građa može se uništiti samo na osnovu rješenja nadležnog arhiva - ne na vlastitu ruku.

Šta arhiva mora osigurati da bi „prošla"

Firme su dužne donijeti i interni akt o organizaciji računovodstvenog informacionog sistema (prijem, kretanje, odlaganje i čuvanje dokumentacije; član 9. Zakona o računovodstvu i reviziji). Ako se knjige vode na računaru, uz podatke se mora osigurati i dostupnost aplikativnog softvera, kako bi podaci ostali čitljivi kontroli (član 48.).

Koliko nam je poznato, Bosna i Hercegovina (za razliku od npr. Hrvatske i Srbije) nema jedinstvenu uredbu o tehničkim zahtjevima za elektronsku arhivu, pa se valjanost cijeni kroz opće zahtjeve integriteta, autentičnosti i čitljivosti.

U praksi to znači da „skenirani PDF na serveru bez potpisa i metapodataka" ima slabiju dokaznu snagu. Zato arhivu gradimo tako da čuva izvorni elektronski original, podržava kvalifikovani potpis/elektronski žig i dugoročnu čitljivost (PAdES/LTV), uz kontrolu pristupa i trag revizije.

Povezane usluge i sadržaj

Elektronska arhiva je dugoročni, zaključani sloj. Ako vam treba i svakodnevni rad s dokumentima - radni tokovi, odobravanja, verzionisanje - pogledajte naš softver za upravljanje dokumentima (DMS). Ako dokumenti dolaze iz SAP-a ili drugog ERP-a, pročitajte kako izgleda čista SAP-DMS integracija. Šta novi zakon traži za lične podatke u dokumentima, opisali smo u vodiču Zakon o zaštiti ličnih podataka BiH: checklista.

Za procjenu vaše arhive i rokova čuvanja, kontaktirajte eelik d.o.o.