Koliko dugo se čuvaju računi (fakture) u FBiH?

Zakon o računovodstvu i reviziji u FBiH (Sl. novine FBiH 15/21, član 49.) propisuje da se knjigovodstvene isprave na osnovu kojih je knjiženo u dnevnik i glavnu knjigu čuvaju najmanje 10 godina. Izlazne i ulazne fakture se po pravilu knjiže u glavnu knjigu, pa se za njih računa najmanje 10 godina od zadnjeg dana poslovne godine u kojoj su proknjižene.

Koliko se čuvaju platne liste i evidencija o radnicima?

Platne liste i analitičke evidencije o plaćama vezane za doprinose čuvaju se trajno (Zakon o računovodstvu i reviziji u FBiH, član 49.). Matična evidencija o radnicima također se čuva trajno, a evidencija o radnom vremenu najmanje pet godina, odnosno do pravosnažnog okončanja radnog spora (Pravilnik, Sl. novine FBiH 92/16, članovi 5. i 14.).

Od kada se računa rok čuvanja?

Od zadnjeg dana poslovne godine na koju se poslovne knjige odnose i u koje su podaci iz isprava uneseni (član 49. stav 8.). Faktura proknjižena u poslovnoj godini 2025. koja je jednaka kalendarskoj čuva se zato najmanje do 31.12.2035.

Smijem li uništiti papirni original nakon skeniranja?

U propisima FBiH nema opće odredbe koja to izričito dozvoljava. Zakon dopušta da se knjigovodstvene isprave čuvaju i kao elektronski zapis, ali uništenje papirne građe uređuju arhivski propisi, koji se razlikuju po kantonima. Papirne originale zato ne uništavajte bez provjere kantonalnog propisa i internog akta na koji je nadležni arhiv dao saglasnost.

Ko odobrava uništavanje dokumentacije kojoj je istekao rok?

Nadležni arhiv, za većinu firmi registrovanih u kantonu kantonalni ili gradski arhiv. Komisija firme sastavlja popis građe kojoj je istekao rok, predstavnik arhiva je pregleda, sastavlja se zapisnik i arhiv izdaje rješenje. Dokumentacija o uništenju čuva se trajno.

Koliko se čuvaju ugovori o radu?

Propisi koje smo pregledali ne određuju izričit rok za ugovore o radu i personalni dosije. Trajno se čuva matična evidencija o radnicima, koja sadrži i broj i datum ugovora o radu. Mnoge firme ugovore zbog toga čuvaju trajno; konačnu odluku unesite u svoju listu kategorija.

Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije u FBiH

Stanje: oktobar 2026.

Glavne rokove čuvanja za firme u FBiH propisuje Zakon o računovodstvu i reviziji u FBiH („Službene novine FBiH", broj 15/21, član 49.): glavna knjiga, dnevnik i isprave na osnovu kojih je u njih knjiženo (npr. fakture) čuvaju se najmanje 10 godina, pomoćne knjige i njihove isprave najmanje 5 godina, a platne liste, finansijski izvještaji i ugovori o kupovini nekretnina trajno. Rok teče od zadnjeg dana poslovne godine. Za evidencije o radnicima važi poseban pravilnik, a za lične podatke pravilo „ne duže nego što je potrebno". Pregled je u tabeli, a detalji i zamke ispod nje.

Tabela: rokovi čuvanja u FBiH

Dokument	Rok	Propis
Dnevnik i glavna knjiga	najmanje 10 godina	Zakon o računovodstvu i reviziji u FBiH, čl. 49. st. 2.
Isprave knjižene u dnevnik i glavnu knjigu, npr. izlazne i ulazne fakture¹	najmanje 10 godina	isti zakon, čl. 49. st. 3.
Pomoćne knjige (kupci, dobavljači, osnovna sredstva, zalihe, gotovina)	najmanje 5 godina	isti zakon, čl. 49. st. 2.
Isprave knjižene samo u pomoćne knjige	najmanje 5 godina	isti zakon, čl. 49. st. 4.
Platne liste i analitičke evidencije o plaćama (doprinosi)	trajno	isti zakon, čl. 49. st. 1.
Finansijski izvještaji, godišnji obračuni, revizorski izvještaji	trajno	isti zakon, čl. 49. st. 1.
Kupoprodajni ugovori o sticanju nekretnina	trajno	isti zakon, čl. 49. st. 1.
Interni akti od uticaja na finansijsko poslovanje	trajno	isti zakon, čl. 49. st. 1.
Izvještaj o poslovanju	10 godina, u originalnom obliku	isti zakon, čl. 49. st. 5.
Pomoćni obračuni, prodajni i kontrolni blokovi	2 godine	isti zakon, čl. 49. st. 6.
Porezne knjige i evidencije (porezi FBiH)	5 godina od dospijeća porezne prijave	Zakon o Poreznoj upravi FBiH, čl. 14.
Matična evidencija o radnicima	trajno	Pravilnik, Sl. novine FBiH 92/16, čl. 5. st. 1.
Evidencija o drugim licima angažovanim na radu	najmanje 5 godina od prestanka rada	isti pravilnik, čl. 5. st. 2.
Evidencija o radnom vremenu	najmanje 5 godina ili do okončanja radnog spora	isti pravilnik, čl. 14.
Dokumentacija o izlučivanju (popis, zapisnik, rješenje arhiva)	trajno	Uredba, Sl. novine FBiH 12/03, čl. 16.
Lični podaci	ne duže nego što je potrebno za svrhu	Zakon o zaštiti ličnih podataka BiH (12/25), čl. 7.

¹ Član 49. ne navodi fakture poimenično. Fakture se po pravilu knjiže u glavnu knjigu, pa se za njih računa rok od 10 godina. To je naše tumačenje, a ne doslovan tekst zakona.

Od kada teče rok?

Rok za knjigovodstvene isprave i poslovne knjige počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se knjige odnose i u koje su podaci iz isprava uneseni (član 49. stav 8.). Poslovna godina je u pravilu jednaka kalendarskoj.

Primjer: faktura proknjižena u 2025. godini čuva se najmanje do 31.12.2035.

Kad isti dokument potpada pod više propisa, u praksi se primjenjuje duži rok. Zato je za većinu računovodstvene dokumentacije mjerodavno 10 godina, a ne kraći porezni rokovi.

Fakture, PDV i porezi

Fakture su prema Zakonu o računovodstvu i reviziji eksterne knjigovodstvene isprave (član 12.). Za fakture knjižene u glavnu knjigu važi najmanje 10 godina.
Zakon o PDV-u BiH (član 56.) traži da se čuvaju kopije svih faktura, knjižnih obavještenja i izvoda o plaćanju, i da se knjige vode u skladu s propisima o računovodstvu. Broj godina ne propisuje.
Zastara u PDV postupku je 5 godina, a apsolutna 10 godina (Zakon o postupku indirektnog oporezivanja, članovi 36. i 39.), što se uklapa u računovodstveni rok od 10 godina.
Zakon o Poreznoj upravi FBiH (član 14.) traži čuvanje knjiga i evidencija pet godina od dospijeća porezne prijave. Ali razrez poreza je moguć u bilo koje vrijeme ako prijava nije podnesena ili je lažna (član 73.), pa je čuvanje 10 godina sigurniji izbor.
Novi Zakon o fiskalizaciji transakcija u FBiH („Službene novine FBiH", broj 9/26) ne uvodi novi rok za firme: računi se čuvaju po PDV i računovodstvenim propisima (član 25.). Rok od 11 godina u tom zakonu odnosi se na Poreznu upravu, ne na vas. Šta zakon traži od firmi, opisano je u vodiču Fiskalizacija 2.0 u FBiH.

Ako vam je glavni izvor papira u knjigovodstvu ulazne fakture, fineelik ih čita i vodi kroz kontiranje i odobravanje prije knjiženja.

Plate i radnici

Platne liste i analitičke evidencije o plaćama vezane za doprinose čuvaju se trajno. Osnov je Zakon o računovodstvu i reviziji (član 49. stav 1.), a ne Zakon o radu.
Matična evidencija o radnicima čuva se trajno, kao dokumentacija trajne vrijednosti (Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, „Službene novine FBiH" 92/16, član 5.). U njoj su i broj i datum ugovora o radu.
Evidencija o radnom vremenu čuva se najmanje 5 godina, a ako poslodavac zna za radni spor u kojem bi mogla biti važna, do pravosnažnog okončanja spora (član 14.).
Ugovori o radu i personalni dosije: propisi koje smo pregledali ne određuju izričit rok. Mnoge firme ih čuvaju trajno.

Putni nalozi, blagajna i ostalo

Za putne naloge i blagajničke izvještaje propisi ne daju poseban rok. Putni nalog s obračunom i blagajnički izvještaj su knjigovodstvene isprave, pa za njih važi 10 godina ako se na osnovu njih knjiži u glavnu knjigu, odnosno 5 godina ako se knjiže samo u pomoćne knjige. To je tumačenje člana 49.; u praksi je jednostavnije čuvati ih 10 godina.

Lični podaci: koliko je potrebno, ne duže

Zakon o zaštiti ličnih podataka BiH ne propisuje fiksne rokove. Podaci se čuvaju ne duže nego što je potrebno za svrhu obrade (član 7.), a rok proizlazi iz svrhe i posebnih propisa: matična evidencija trajno, knjigovodstvene isprave 10 godina. U evidenciji aktivnosti obrade navodite predviđene rokove brisanja (član 32.). Pravo na brisanje ne važi dok traje zakonska obaveza čuvanja (član 19.).

Kad zakonski rok istekne, lične podatke iz te dokumentacije treba brisati ili anonimizirati, osim ako postoji drugi osnov (npr. spor u toku). Više u vodiču Zakon o zaštiti ličnih podataka BiH: checklista.

Smije li se dokumentacija čuvati samo digitalno?

Knjigovodstvene isprave se po zakonu čuvaju u izvornom materijalnom obliku, kao elektronski zapis ili na mikrofilmu (član 48. stav 1.). Ako se knjige vode na računaru, uz podatke se čuva i aplikativni softver, da bi podaci bili dostupni kontroli (član 48. stav 3.). Elektronski vođena glavna knjiga se nakon zaključenja godine štiti od izmjena i potpisuje elektronskim potpisom, ili se štampa, uvezuje i ovjerava (član 30.).
Dokumenti nastali elektronski (e-fakture, e-izvodi) čuvaju se u izvornom elektronskom obliku, u arhivi koja osigurava nepromijenjenost i čitljivost, i to u rokovima propisanim za odgovarajuće papirne dokumente (Zakon o elektronskom dokumentu FBiH, član 19.).
Skenirani papir: u propisima FBiH nema opće odredbe koja izričito dozvoljava da se papirni original uništi nakon skeniranja. Kantonalni arhivski propisi se razlikuju: Tuzlanski kanton, na primjer, uređuje digitalizaciju i uslove pod kojima se original smije uništiti, a Kanton Sarajevo zabranjuje uništenje arhivske građe i kad je reprodukovana.

Preporuka: papirne originale ne uništavajte nakon skeniranja bez provjere kantonalnog propisa i internog akta na koji je nadležni arhiv dao saglasnost. Elektronski nastale dokumente čuvajte elektronski, s potpisom i metapodacima.

Lista kategorija, arhivska knjiga i izlučivanje

Arhivske obaveze firmi uređuje Uredba o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u FBiH („Službene novine FBiH" 12/03), uz kantonalne zakone o arhivskoj djelatnosti:

Lista kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja. Donosi je rukovodilac firme na prijedlog komisije, a primjenjuje se tek nakon saglasnosti nadležnog arhiva (članovi 5. do 7.). Zakonski minimumi iz člana 49. Zakona o računovodstvu i reviziji moraju biti ugrađeni u listu.
Arhivska knjiga. Građa se na kraju svake godine upisuje u arhivsku knjigu, a prepis za proteklu godinu dostavlja se nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila naredne godine (članovi 18., 19. i 26.).
Izlučivanje. U roku od godinu dana nakon isteka roka čuvanja komisija sastavlja popis građe za uništenje i dostavlja ga arhivu. Predstavnik arhiva s komisijom pregleda građu, sastavlja se zapisnik i arhiv izdaje rješenje (članovi 13. do 15.). Popis, zapisnik i rješenje čuvaju se trajno (član 16.).

Za većinu firmi registrovanih u kantonu nadležan je kantonalni, gradski ili općinski arhiv, a kantonalni zakon može propisivati i dodatne obaveze i kazne. Provjerite koji je arhiv nadležan za vaše sjedište.

Primjer: Unsko-sanski kanton. Za firme sa sjedištem u USK (npr. Cazin, Bihać) nadležan je JU Arhiv Unsko-sanskog kantona u Bihaću. Kantonalni Zakon o arhivskoj djelatnosti („Službeni glasnik USK" 6/99 i 10/03) štiti arhivsku i registraturnu građu bez obzira na vlasništvo. Privatne firme obavezuje da Arhiv obavijeste o arhivskoj građi koju posjeduju, da je srede, popišu i čuvaju te da Arhivu omoguće pregled. Listu kategorija i arhivsku knjigu kantonalni zakon ne uređuje posebno, pa Arhiv USK u praksi primjenjuje federalnu Uredbu 12/03: daje saglasnost na liste kategorija, prima izvode iz arhivske knjige i izdaje rješenja o uništenju građe kojoj je istekao rok. Prije izlučivanja, ili ako niste sigurni koje obaveze važe za vašu firmu, obratite se Službi za stručni nadzor Arhiva USK (037 227 384, [email protected]).

Česte zablude

„Fakture se čuvaju 11 godina." To je hrvatsko pravilo. U FBiH je rok za glavnu knjigu, dnevnik i pripadajuće isprave najmanje 10 godina.
„Zakon o fiskalizaciji traži 11 godina." Taj rok važi za Poreznu upravu, ne za firme.
„Plate se čuvaju trajno po Zakonu o radu." Rok „trajno" je tačan, ali propisuje ga Zakon o računovodstvu i reviziji.
Hrvatski izvori (npr. rrif.hr) i hrvatski pravilnici o evidenciji radnika ne važe u BiH, iako se često pojavljuju u pretrazi.

U praksi: rokovi kao pravila u elektronskoj arhivi

Tabela iznad pomaže samo ako se primjenjuje. U elektronskoj arhivi svaka vrsta dokumenta dobija svoj rok čuvanja i zaštitu od ranijeg brisanja, brisanje nakon isteka roka (i rješenja arhiva) je kontrolisano, a trag pristupa pokazuje ko je šta otvorio. Za svakodnevni rad s dokumentima (odobravanja, verzije) koristi se DMS, a arhiva je dugoročni, zaključani sloj ispod njega.