SharePoint als DMS: was geht und was fehlt

Stand: Oktober 2026.

Kurzantwort: SharePoint Online kann für viele Unternehmen das DMS sein, wenn es als DMS geplant wird: mit Inhaltstypen und Metadaten statt tiefer Ordner, klaren Berechtigungen, bewusst gesetzten Versionen und Aufbewahrungsregeln. Aufwendig wird es bei mehrstufigen Freigaben, ERP-Anbindung und echter Datensatzverwaltung, die E5-Lizenzen voraussetzt. Dieser Artikel zeigt, was SharePoint als DMS leistet und wo die Grenzen liegen. Den Systemvergleich DMS, SharePoint und Fileserver finden Sie im Artikel DMS vs. SharePoint vs. Fileserver.

Was SharePoint als DMS kann

• Versionierung: In Microsoft 365 ist die Versionierung für neue Bibliotheken standardmäßig aktiv und behält die letzten 500 Versionen. Pro Bibliothek sind 100 bis 50.000 Hauptversionen einstellbar, dazu Nebenversionen (Entwürfe) und Versionslimits auf Organisations-, Website- oder Bibliotheksebene.
• Auschecken und Inhaltsgenehmigung: Eine Bibliothek kann das Auschecken vor dem Bearbeiten erzwingen; Versionen entstehen dann erst beim Einchecken mit Kommentar. Achtung: Gleichzeitiges Bearbeiten (Co-Authoring) ist damit nicht möglich. Mit der Inhaltsgenehmigung sehen andere einen Entwurf erst nach Freigabe.
• Inhaltstypen und Metadaten: Inhaltstypen (z. B. Vertrag, Angebot, Rechnung) werden zentral im Inhaltstypkatalog des SharePoint Admin Centers gepflegt, mit eigenen Spalten und Dokumentvorlagen. Für einheitliche Begriffe gibt es verwaltete Metadaten (Terminologiespeicher).
• Filtern und Finden: Moderne Bibliotheken bieten einen Filterbereich über die Metadaten; dazu kommt die Microsoft-365-Suche.
• Dokument-IDs: Mit dem Dokument-ID-Dienst bekommt jede Datei eine eindeutige ID mit eigenem Präfix, die beim Verschieben innerhalb von Websites mit aktiviertem Dienst erhalten bleibt.
• Berechtigungen: Websites, Bibliotheken, Ordner und einzelne Dateien lassen sich berechtigen, idealerweise über Gruppen.
• Freigaben: Genehmigungen sind direkt in Listen und Bibliotheken eingebaut; komplexere Abläufe bauen Sie mit Power Automate (Genehmigungsaktion mit Varianten wie „alle müssen zustimmen", „erste Antwort zählt" oder sequenziell). Die alten SharePoint-2013-Workflows hat Microsoft am 2.4.2026 aus bestehenden Tenants entfernt.
• Aufbewahrung mit Microsoft Purview: Aufbewahrungsrichtlinien gelten für ganze Websites, Aufbewahrungsbezeichnungen für einzelne Dokumente und wandern mit ihnen. Bearbeitete oder gelöschte Inhalte bleiben während der Aufbewahrung als Kopie in einer eigenen Aufbewahrungsbibliothek der Website erhalten (Preservation Hold Library), die zum Speicher der Website zählt. Es gilt: Aufbewahrung schlägt Löschung, die längste Frist gewinnt.

Best Practices für SharePoint als DMS

1. Metadaten statt tiefer Ordner. Die Ansichtsschwelle von etwa 5.000 Elementen ist in SharePoint Online fix, Pfade sind auf 400 Zeichen begrenzt. Flache Bibliotheken mit Spalten wie Kunde, Jahr, Dokumentart und Status sind leichter zu filtern und zu durchsuchen als zehn Ordnerebenen.
2. Ein Inhaltstyp pro Dokumentart, mit Pflichtfeldern. Beispiel für eine Bibliothek „Verträge": Inhaltstyp Vertrag mit Vertragspartner, Vertragsbeginn, Laufzeit, Kündigungsfrist und Status.
3. Wenige Bibliotheken pro Zweck, nicht eine pro Person oder Projektjahr.
4. Berechtigungen über Gruppen, nicht über Einzelfreigaben. Microsoft empfiehlt höchstens 5.000 eindeutige Berechtigungen pro Bibliothek; ab 100.000 Elementen lässt sich die Vererbung auf Bibliotheks- oder Ordnerebene nicht mehr unterbrechen.
5. Versionslimits bewusst setzen. 500 Versionen pro Datei sind für Verträge sinnvoll, für große Arbeitsdateien oft Speicherverschwendung (Versionen zählen gegen das Speicherkontingent).
6. Namenskonvention und Indizes für Spalten, nach denen gefiltert wird.
7. Aufbewahrung von Anfang an planen: welche Dokumentart wie lange aufbewahrt und wann gelöscht wird, bevor die ersten tausend Dokumente da sind.

Wo es aufwendig wird

• Disziplin bei den Metadaten: Ohne Pflichtfelder und klare Inhaltstypen wird SharePoint schnell zum Fileserver im Browser.
• Mehrstufige Freigaben mit Betragsgrenzen, Vertretungen und Eskalation sind mit Power Automate machbar, aber jede Regel ist ein Flow, der gepflegt werden muss.
• ERP-Anbindung: Belege aus SAP oder Business Central sauber mit SharePoint zu verknüpfen, ist ein eigenes Projekt. Typische Fehler beschreibt der Artikel SAP und DMS: 5 Fehler.
• Eingangsrechnungen: Erfassung, Kontierung und Freigabe von Rechnungen sind kein Kernthema von SharePoint. Dafür gibt es spezialisierte Software wie fineelik.
• Echte Datensatzverwaltung braucht höhere Lizenzen (siehe unten).

Ist SharePoint für Aufbewahrungspflichten geeignet?

Häufig wird gefragt, ob SharePoint „revisionssicher" ist. Eine pauschale Antwort gibt es nicht, weil es keine Eigenschaft der Software allein ist. Was SharePoint mit Microsoft Purview technisch bietet:

• Aufbewahrungsrichtlinien und manuell vergebene Aufbewahrungsbezeichnungen: enthalten in Microsoft 365 Business Premium und E3.
• Datensatz (record): Inhalte können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, solange der Datensatz gesperrt ist.
• Regulatorischer Datensatz (regulatory record): Bearbeiten, Löschen, Verschieben und Entfernen der Bezeichnung sind für alle gesperrt, auch für globale Administratoren; die Frist lässt sich nur verlängern.
• E5-Niveau (Microsoft 365 E5 oder ein entsprechendes Purview-Add-on) braucht es für die Kennzeichnung als Datensatz, Standardbezeichnungen für Bibliotheken und Ordner, die Prüfung vor der Löschung und die automatische Vergabe von Bezeichnungen.

Ob eine konkrete Umgebung den Anforderungen an ordnungsgemäße Aufbewahrung genügt, hängt von Lizenz, Konfiguration und Verfahrensdokumentation ab. Die Fragen, die Sie vor der Einführung klären sollten, finden Sie in unserer Checkliste zur DMS-Einführung.

SharePoint und DMS kombinieren

Viele Unternehmen müssen sich nicht entscheiden: SharePoint und Teams bleiben der Ort für Zusammenarbeit und Entwürfe, ein DMS übernimmt die Dokumente mit festen Abläufen und Aufbewahrungspflichten, etwa Verträge, Personalakten oder Belege. Wichtig ist eine saubere Grenze: welches Dokument wann vom einen ins andere System wandert und welches System dann die führende Fassung hält.

Entscheidungshilfe

Wenn Sie zwischen den Spalten schwanken: Beginnen Sie mit einer sauber geplanten SharePoint-Struktur und messen Sie nach einigen Monaten, wo es klemmt. Eine Migration in ein DMS ist dann besser planbar als umgekehrt.