Wie erstelle ich eine Signatur in Outlook?

Im klassischen Outlook über Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen, im neuen Outlook und im Web über Einstellungen > Konten > Signaturen. Dort legen Sie mit Neu eine Signatur an, geben Text und Logo ein und wählen sie als Standard für neue Nachrichten und Antworten aus.

Wie ändere ich meine Outlook-Signatur?

Im selben Dialog wählen Sie unter Zu bearbeitende Signatur auswählen die bestehende Signatur, ändern Text oder Bild und speichern. Im neuen Outlook wählen Sie die Signatur in der Liste und klicken auf Signatur bearbeiten. In der Outlook-App ändern Sie die Signatur separat.

Warum wird das Logo in meiner Signatur nicht angezeigt?

Die häufigsten Gründe: Die Nachricht wird als Nur-Text gesendet, das Logo ist nur verlinkt und der Empfänger blockiert externe Bilder, oder die Signatur enthält eingefügten HTML- oder VML-Code. Lösung: HTML-Format verwenden und das Logo über die Bild-Schaltfläche des Signatur-Editors einbetten.

Welche Pflichtangaben gehören in die E-Mail-Signatur?

In Österreich müssen im Firmenbuch eingetragene Unternehmen Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht angeben (§ 14 UGB), nicht eingetragene Gewerbetreibende Namen und Standort der Gewerbeberechtigung (§ 63 GewO). In Deutschland kommen bei der GmbH Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer hinzu (§ 35a GmbHG).

Wo speichert Outlook die Signaturen?

Das klassische Outlook speichert lokale Signaturen im Ordner %APPDATA%\Microsoft\Signatures. Seit den Roaming-Signaturen (ab Build 2303) liegen die Standardsignaturen von Microsoft-365-Konten zusätzlich im Postfach und stehen auf allen Geräten zur Verfügung. Die Signatur der Outlook-App wird separat gespeichert.

Wie bekommen alle im Unternehmen dieselbe Signatur?

Manuell kaum: Jede Person pflegt ihre Signatur selbst, am Smartphone noch einmal separat. Mit zentraler Signaturverwaltung für Microsoft 365 (z. B. CodeTwo) legt die IT die Vorlage einmal fest, und sie gilt für alle Mitarbeitenden und alle Geräte.

Outlook-Signatur erstellen und ändern: Anleitung

Stand: Oktober 2026.

Eine Outlook-Signatur erstellen Sie im klassischen Outlook für Windows über Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen, im neuen Outlook und in Outlook im Web über Einstellungen > Konten > Signaturen. Dort legen Sie die Signatur an, fügen das Logo ein und wählen sie als Standard für neue Nachrichten und Antworten. In der Outlook-App am Smartphone richten Sie die Signatur separat ein. Unten finden Sie die Schritte für jede Version, Lösungen, wenn das Logo fehlt, und die Pflichtangaben für Österreich und Deutschland.

Signatur im klassischen Outlook erstellen (Windows)

Öffnen Sie Datei > Optionen > E-Mail und klicken Sie auf Signaturen. Alternativ aus einer neuen Nachricht: Registerkarte Nachricht > Signatur > Signaturen.
Im Dialog Signaturen und Briefpapier, Registerkarte E-Mail-Signatur, klicken Sie auf Neu und vergeben einen Namen.
Geben Sie unter Signatur bearbeiten Name, Funktion, Firma, Telefon, Web und die Pflichtangaben ein (siehe unten).
Ein Logo fügen Sie über die Schaltfläche Bild ein. Die Größe ändern Sie per Rechtsklick auf das Bild, Registerkarte Größe, mit Seitenverhältnis sperren.
Rechts unter Standardsignatur auswählen wählen Sie das E-Mail-Konto und setzen die Signatur für Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen.
Mit OK speichern.

Die neue Signatur wird nicht in die Nachricht eingefügt, die beim Anlegen offen war. Fügen Sie sie dort einmal manuell ein oder öffnen Sie eine neue Nachricht.

Neues Outlook und Outlook im Web

Öffnen Sie Einstellungen > Konten > Signaturen.
Legen Sie eine neue Signatur an, geben Sie einen Namen, Text und Logo ein und klicken Sie auf Speichern.
Wählen Sie die Standardsignatur für neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen.

Beim Schreiben fügen Sie eine Signatur manuell über Nachricht > Einfügen > Signatur ein.

Signatur ändern

Im klassischen Outlook öffnen Sie denselben Dialog, wählen unter Zu bearbeitende Signatur auswählen die bestehende Signatur, ändern Text, Bild oder Standardzuordnung und speichern. Im neuen Outlook und im Web wählen Sie die Signatur in der Liste und klicken auf Signatur bearbeiten.

Signatur in der Outlook-App (iOS, Android)

In der App öffnen Sie Einstellungen, unter Mail den Punkt Signatur, und geben den Text ein. Bei mehreren Konten können Sie pro Konto eine eigene Signatur festlegen. Die App-Signatur ist von der Desktop-Signatur getrennt; deshalb unterscheiden sich Mails vom Smartphone oft vom Rest.

Roaming-Signaturen: warum die Signatur (nicht) überall erscheint

Seit Outlook für Windows ab Build 2303 werden Signaturen von Konten in Microsoft 365 und Outlook.com im Postfach gespeichert und stehen auf allen Geräten mit diesem Konto zur Verfügung. Übernommen werden nur Signaturen, die als Standard für Neue Nachrichten oder Antworten/Weiterleitungen gesetzt sind; alle anderen bleiben lokal unter Signaturen auf diesem Gerät. Postfächer auf einem eigenen Exchange-Server sowie POP- und IMAP-Konten synchronisieren keine Signaturen.

Fehlt die Signatur im neuen Outlook, setzen Sie sie im klassischen Outlook als Standard für das Konto oder legen Sie sie im neuen Outlook neu an.

Logo oder Bild wird nicht angezeigt

Nur-Text-Format: Im Nur-Text-Format kann Outlook keine Bilder im Text anzeigen. Stellen Sie das Nachrichtenformat auf HTML um, im klassischen Outlook unter Datei > Optionen > E-Mail, im neuen Outlook in den Einstellungen zum Verfassen von Nachrichten. Achtung: Antworten übernehmen oft das Format des Absenders.
Verlinktes statt eingebettetes Bild: Das klassische Outlook blockiert beim Empfänger standardmäßig den automatischen Download von Bildern aus dem Internet. Ein nur verlinktes Logo erscheint dann erst nach Bilder herunterladen. Betten Sie das Logo über die Schaltfläche Bild des Signatur-Editors ein.
Eingefügter HTML- oder VML-Code: VML-Elemente in der Signatur können dazu führen, dass Bilder als Anhang statt im Text erscheinen. Fügen Sie das Bild über den Editor ein, nicht per kopiertem Code.
Bekannte Fehler im klassischen Outlook: Nach den Updates vom 12. Mai 2026 wurden Bilder in Mails und Signaturen teils nicht angezeigt, und Version 2512 hat Signaturen Tabellenrahmen hinzugefügt. Beide Fehler hat Microsoft behoben; aktualisieren Sie die Microsoft 365 Apps.

Signaturen sichern und auf einen neuen PC übertragen

Das klassische Outlook speichert lokale Signaturen im Ordner %APPDATA%\Microsoft\Signatures (unter Windows 10 und 11: C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures). Für einen neuen PC kopieren Sie den Inhalt dieses Ordners an dieselbe Stelle. Standardsignaturen von Microsoft-365-Konten kommen dank Roaming-Signaturen ohnehin mit.

Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

Geschäftliche E-Mails gelten in Österreich und Deutschland als Geschäftsbriefe. Die Pflichtangaben gehören daher in jede geschäftliche Mail, am einfachsten in die Signatur.

Österreich

Im Firmenbuch eingetragene Unternehmen (e.U., OG, KG, GmbH, AG): Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht und gegebenenfalls der Hinweis auf eine Liquidation (§ 14 UGB). Beim e.U. zusätzlich der Name des Inhabers, wenn er von der Firma abweicht; bei der GmbH & Co KG dieselben Angaben auch für die Komplementär-GmbH.
Nicht eingetragene Gewerbetreibende: Name und Standort der Gewerbeberechtigung (§ 63 GewO). Telefon, E-Mail und Web allein reichen nicht.
Nicht vorgeschrieben sind nach UGB und GewO die Geschäftsführer und die UID-Nummer in normalen Geschäftsmails; die UID ist auf Rechnungen und im Website-Impressum Pflicht. Die WKO empfiehlt, bei häufigem Mailverkehr nach Deutschland die Geschäftsführung trotzdem anzugeben.
Folgen: Das Firmenbuchgericht kann Zwangsstrafen bis 3.600 Euro verhängen, auch wiederholt (§ 14 Abs. 5 UGB mit § 24 FBG); Verstöße gegen § 63 GewO sind Verwaltungsübertretungen bis 1.090 Euro (§ 368 GewO).

Deutschland

GmbH und UG: Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname) und, falls vorhanden, der Aufsichtsratsvorsitzende (§ 35a GmbHG).
AG: zusätzlich alle Vorstandsmitglieder, der Vorstandsvorsitzende als solcher, und der Aufsichtsratsvorsitzende (§ 80 AktG).
e.K.: Firma mit Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht, Handelsregisternummer (§ 37a HGB).
OHG und KG: Firma, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer; ist kein Gesellschafter eine natürliche Person (z. B. GmbH & Co. KG), auch die Angaben der Komplementärin. Die Regel steht seit 1.1.2024 in § 125 HGB; viele Merkblätter zitieren noch den früheren § 125a HGB.
Folgen: Zwangsgeld des Registergerichts bis 5.000 Euro je Festsetzung. Ob fehlende Angaben abgemahnt werden können, ist nicht abschließend geklärt.

Disclaimer wie „Diese E-Mail ist vertraulich" sind nicht vorgeschrieben und binden den Empfänger nach überwiegender Ansicht nicht. Wenn die Signatur zu lang wird, kürzen Sie lieber den Disclaimer als die Pflichtangaben.

Beispiele (Platzhalter in eckigen Klammern):

Österreich, GmbH:
[Firma] GmbH
Sitz: [Ort] | Firmenbuchnummer: FN [Nummer] | Firmenbuchgericht: [Gericht]

Österreich, nicht eingetragenes Einzelunternehmen:
[Vorname Nachname]
Standort der Gewerbeberechtigung: [PLZ Ort]

Deutschland, GmbH:
[Firma] GmbH
Sitz: [Ort] | Registergericht: [Gericht] | HRB [Nummer]
Geschäftsführer: [Vorname Nachname], [Vorname Nachname]

Warum manuelle Signaturen im Team scheitern

Für eine Person funktioniert die manuelle Signatur. Ab einigen Mitarbeitenden fängt es an: jede Signatur sieht etwas anders aus, das Smartphone sendet eine andere, das Logo hat verschiedene Größen, Pflichtangaben fehlen bei der Hälfte, und bei einer neuen Adresse weiß niemand, wer schon aktualisiert hat. Mit zentraler Signaturverwaltung für Microsoft 365 legt die IT die Vorlage einmal fest, und sie gilt für alle Mitarbeitenden, Geräte und Mails. Mehr dazu auf unserer Seite zu E-Mail-Signaturen für Microsoft 365.